Hvordan giver man god feedback? En feedbackmodel i 7 trin

Trin 1: Check-in / Mind

Lone har sat fredag morgen kl. 8 af i kalenderen, fordi hun ved, at de begge er skarpest om morgenen. Hun har ikke møder før og efter. Hun ved af erfaring, at hvis hun forsøger at give feedback efter et travlt ledermøde, hvor hun stadig er , så lyder hun anklagende, selv når hun ikke mener det. Derfor har hun, den fredag morgen, drukket sin kaffe, været en tur rundt om bygningen og hun er klar. I den grønne zone.

Den grønne zone er en mental tilstand, hvor du er klar – du kan tænke klart, lytte ordentligt, rumme andres perspektiver og vælge bevidst, hvordan du vil reagere. Du er fit til samarbejde. Den røde zone er det modsatte: her er hjernen kapret, amygdala har overtaget, og du reagerer automatisk i stedet for bevidst. I min første bog, Er du klar eller kapret?, beskriver jeg de to mentale tilstande og hvordan de er afgørende for vores evne til at arbejde sammen med andre.

Feedbacksamtalen går i gang og Lone kigger på Mikkel, da han sætter sig. Han ser rolig ud, måske lidt forsigtig, men ikke presset. Hun vurderer, at han også er i grøn zone.

Tjek. Trin 1 er på plads, så kan samtalen starte.

Hvis Mikkel havde set kapret ud: havde haft røde øjne og fortalt, at han havde været oppe hele natten med et sygt barn, havde Lone foreslået at flytte samtalen til mandag. Ikke fordi feedbacken ville være forkert, men fordi den ikke ville lande ordentligt.

Trin 2: Bank på

Lone starter. Hun ved, at hun er den hurtige, og hun har øvet sig på at tale lidt langsommere.

“Mikkel, jeg har lagt mærke til noget på de seneste ledermøder, som jeg gerne vil dele med dig – jeg tror, du måske kan bruge det. Er du okay med, at vi taler om det?”

Mikkel kunne sige nej. Han kunne sige “kan vi tage det en anden dag?”. Han siger ja. Han har faktisk selv tænkt på det.

Trin 3: Observation

“På de sidste tre ledermøder har jeg lagt mærke til, at du har siddet med blikket nede i din notesbog, mens vi diskuterede produktionskapacitet. Jeg så ikke, at du sagde noget i den diskussion.”

Læg mærke til, hvad Lone ikke gør. Hun siger ikke “du er for stille” eller “du tager ikke ansvar”. Hun beskriver det, hun har set – tre konkrete møder, et konkret emne, en konkret adfærd. Ikke en karakteristik af Mikkel som person.

Trin 4: Virkning

“Min oplevelse er, at vi gik glip af din holdning. Jeg ved, du har arbejdet meget med produktionskapacitet i din afdeling, og jeg tror, vi havde truffet en bedre beslutning, hvis du havde været med i diskussionen. Jeg går også selv hjem fra de møder med en fornemmelse af, at jeg har taget for meget plads  og det ville være lettere for mig, hvis du var lige så meget på banen som mig.”

Hun deler effekten på sig selv og på gruppen. Hun siger ikke “du burde have sagt noget”. Hun siger “min oplevelse er…”.

Trin 5: Lyt

Lone holder mund. Det er svært for hende; hun har vænnet sig til at fylde tavshed. Men hun ved, at hvis hun fylder den her, så hører hun aldrig, hvad Mikkel har at sige. Så hun bidder sig i tungen også selvom hun virkeligt har lyst til at forklare en masse.

Trin 6: Reframe

Her kommer det trin, de fleste springer over.

Mikkel tager sig tid. Han siger til sidst: “Så det du oplever er, at jeg ikke får sagt min mening, som kunne være af stor værdi for gruppen?

Lone siger ” Ja.”

Mikkel fortsætter; ”Det er rigtigt, jeg sagde ikke noget. Jeg havde faktisk meget at sige. Men jeg havde brug for at tænke det igennem en gang til, og inden jeg var færdig, var I videre. Og når jeg så endelig var klar, virkede det fjollet at trække jer tilbage.”

Herefter reframer Lone Mikkels svar for at sikre sig, at også hun har forstået det fra hans perspektiv: “Lad mig lige sikre mig, at jeg har forstået dig rigtigt. Du siger, at du havde noget at bidrage med, men du nåede ikke at få det formuleret, før vi var videre i samtalen. Og det føltes for sent at trække os tilbage. Er det rigtigt forstået?”

Mikkel nikker. “Ja. Og helt ærligt, så går det stærkt for mig, når du springer ind midt i en sætning. Jeg mister tråden.”

Det var den vigtige del. Det fik Lone ikke i første runde. Reframe-trinnet gav Mikkel plads til at sige det, der virkelig var på spil.

Nu er det Mikkels tur til at give feedback til Lone. Han bruger samme model.

“Lone, jeg har også noget ift .vores ledermødet. Er det ok, at jeg deler det med dig?” (Bank på.) “Når vi diskuterer noget på ledermødet, springer du tit ind, før den, der taler, er færdig. I går skete det fx tre gange i diskussionen med Henrik.” (Observation.) “Min oplevelse er, at jeg mister tråden, når det sker, og at andre også gør det. Jeg tror, vi mister gode bidrag på den måde.” (Virkning.) Han holder mund. (Lyt.) Lone trækker vejret og reframer: “Det jeg hører er, at du oplever at jeg ikke giver plads til andres bidrag?”, Mikkel nikker og Lone fortsætter; ” Ja. Jeg ved godt, jeg gør det. Jeg vidste bare ikke, hvor meget det fyldte for dig.” Mikkel reframer: “Så det jeg hører er, at du er bevidst om det, men ikke om virkningen?” Lone nikker.

Trin 7: Forslag / coach

Nu kommer forslagene. Ikke som befalinger, men som forslag og spørgsmål.

Lone siger til Mikkel: “Hvad tænker du selv, der ville hjælpe? Skulle vi prøve at lave en aftale, hvor du får ordet først på de emner, hvor du har dybest viden?”

Mikkel tænker. “Måske. Eller bare at jeg melder ind i starten af mødet, hvilke punkter jeg gerne vil sige noget til. Så ved I, at I skal vente på mig.”

“Det kan vi godt.”

Mikkel til Lone: “Hvad tror du selv, der ville hjælpe dig med at vente?”

Lone griner. “Hvis du sparker mig under bordet.”

“Aftale.”