Del artiklen med andre
Vi vil alle gerne have at vores teams samarbejder på allerhøjeste niveau og for at opnå det kan du med fordel bruge inkluderende kommunikation. Her vil du læse om hvorfor det er vigtigt at bruge inkluderende kommunikation og hvordan du kan mestre det.
Det moderne arbejdsliv kræver et stort fokus på effektiv kommunikation. For det at kunne kommunikere inkluderende er afgørende for at sikre, at alle i teamet arbejder i samme retning. Det vil skabe tilhørsforhold, reducere misforståelser og fremme teamwork. Derfor vil inkluderende kommunikation som mindset give dig en mere effektiv måde at kommunikere på og ledere har stor succes med at bruge det.
Foretrækker du at læse på engelsk? Så kan du tilgå den engelske version her.
Hvorfor er inkluderende kommunikation vigtigt?
For at illustrere hvorfor inkluderende kommunikation er så vigtigt, får du her et eksempel fra det virkelige arbejdsliv med en medarbejder – vi kan kalde ham Daniel – og hans leder, Marta.
Det er mandag morgen klokken er 8:00, og Daniel tænder sin computer. Han elsker sit arbejde, men han er allerede udmattet, selvom ugen kun lige er begyndt.
Daniel arbejder i et multinationalt firma, Virksomhed Y, indenfor den grønne energisektor. Han er en del af et team på otte, alle tekniske specialister. Han har arbejdet i dette team i de sidste seks måneder og var spændt på at blive en del af det netop fordi, de er de dygtigste på deres felt. Men hver gang de afslutter et møde, føler Daniel sig utilpas. Han er bange for, hvad de tænker om ham, at de finder ham mindre kompetent end resten af holdet. For det er sjældent, at han siger noget under et møde. Følelsen forværres, når møderne holdes online, hvilket de gør ca. halvdelen af tiden.
Han er af natur introvert og har brug for at reflektere over, hvad der er blevet sagt, før han føler, at han kan bidrage konstruktivt til en samtale. Men det er svært, for der ikke er tid til refleksion under møderne, og især tre ud af hans andre syv kollegaer taler næsten konstant. For ham virker det ikke som om, at Marta, deres leder, er opmærksom på alle i teamet. Han kan se, at hun taler mere med nogle af de andre end med ham, og han begynder at miste sin følelse af tilhørsforhold.
Daniel’s leder, Marta, er bekymret for, om hun snart vil “miste” Daniel som medarbejder. Fordi hun kan fornemme, at noget er galt. Hun er villig til at gøre, hvad der skal til for at holde på ham, men hun overtræder allerede sine personlige grænser, for hun arbejder mange timer – flere end hun egentlig vil.
Derudover oplever hun, at small talk mellem teammedlemmerne i løbet af dagen er aftaget. Hun tror, det er en af ulemperne ved ikke at arbejde sammen på kontoret hver dag. Tidligere så hun sit team ved kaffemaskinen, hvor de delte, hvad de skulle fokusere på den dag, eller udfordringer, de havde brug for hjælp til. Men nu virker det som om at det at række ud efter hjælp, kræver meget mere, og hun kan mærke, at alle, inklusive hende selv, håndterer udfordringer mere individuelt i stedet for at bruge hinanden som ressourcer og fungere som et team.
At bruge inkluderende kommunikation som leder
Måden vi kommunikerer på, når vi samarbejder hybridt, kræver en anden tankegang end hvis vi arbejdede hundrede procent remote eller hundrede procent på kontoret. Mere end nogensinde før er vi nødt til at lære, hvordan man kommunikerer på en inkluderende måde. At kommunikere inkluderende vil styrke følelsen af tilhørsforhold og minimere fejlantagelser og misforståelser, men det kræver, at du er opmærksom på dit mindset. Inkluderende kommunikation er et mindset, du skal træne dig selv i. Det kan mindske risikoen for, at medarbejdere, som Daniel, begynder at føle sig ekskluderet, hvilket mindsker dit teams effektivitet.
For at opnå en inkluderende kommunikationsstil, skal du praktisere hvert trin i denne model:
Modellen består af fem cirkler, der tilsammen skaber inklusiv kommunikation. Når du ved, hvem du kommunikerer med, reflekterer over dig selv og din kommunikationsstil og har en nysgerrig tilgang til situationer, vil det påvirke dit kropssprog og de ord, du vælger at bruge. Det vil øge din samarbejds- og ledelsessucces.
I Daniels tilfælde inviterer hverken hans kollegaer eller deres leder, Marta – gennem deres kropssprog eller ord – ham til at deltage i deres diskussioner. De er ikke klar over deres eksklusive kommunikationsstil, men med få greb ville Marta kunne skabe et bedre grundlag for teamets samarbejde. Med det in mente vil de første tre trin bestemme i hvilket omfang dit kropssprog og dine ord er inkluderende. Du får her de tre trin forklaret ét efter ét.
Kunne du tænke dig at få den nyeste viden sendt direkte til dig?
Så tilmeld dig vores månedlige nyhedsbrev her
1. Viden og kontekst
Det første trin i modellen er at opnå viden om den person du kommunikere med og jeres kontekst. Du skal have en vis grad af viden om din samarbejdspartner for at tilpasse din kommunikation til ham. Det kan betyde at lære mere om hans personlighed, hans præferencer ift. work/life balance, eller hans national-kulturelle baggrund og hvordan det påvirker jeres arbejdsrelation. Her skal du også overveje den kontekst, I arbejder i, herunder virksomhedens kommunikationsnormer. Virksomheden kan have regler for krav til hvordan I kommunikere med hinanden, sikkerhed eller tidspunkter, hvor I f.eks. ikke må sende emails.
Essensen af dette trin er, at jo mere du kender dine kollegaer, jo lettere vil det være at tilpasse din kommunikation, så beskeden bliver godt modtaget og forstået indenfor den kontekst, I samarbejder i. Med udgangspunkt i eksemplet før har ingen af Daniels kollegaer taget sig tid til at lære hinanden at kende. Måske har det altid været sådan i virksomheden, hvor Daniel arbejder: de taler kun om arbejde og glemmer, at din personlighed er det medium for, hvordan du udfører dit arbejde. Man kan ikke gå på arbejde uden sin personlighed. Mange arbejdsmiljøer er sådan, men dit behøver ikke at være det.
2. Selvbevidsthed
Nu skal vi til den anden side af at opnå “viden” – at være selvbevidst. At være selvbevidst handler om at kende sin egen personlighed, sine talenter, blinde vinkler, værdier og mest almindelige adfærd – inklusiv når du er under pres. At have en høj grad af selvbevidsthed vil give dig evnen til at se tingene fra andres perspektiver, se dig selv udefra, og derefter reflektere over, hvordan du opfører dig, dit kropssprog og dine ord. Dette vil øge din empati overfor de mennesker, du samarbejder med, fordi du vil kende dem og dig selv bedre.
Når man kombinerer disse to: Viden og selvbevidsthed, vil du være mere opmærksom på din samarbejdspartners verdenssyn og dit eget. Det vil skabe et fundament af gensidig forståelse og også hvordan man bedre kan afstemme og kommunikere for at sikre, at dine pointer er blevet forstået og godt modtaget. En lille, men meget effektiv refleksion, du kan gøre, er at tænke over, hvordan du skriver e-mails. Prøv at spørge dig selv: Hvem er modtageren, og hvordan ville han/hun tolke denne e-mail, som jeg skal til at sende? For nogle vil en direkte e-mail uden relationelle ord som: “Hvordan har din weekend været?” eller “Jeg håber, at du har haft en god ferie.”, blive opfattet som umenneskelig eller endda uhøflig. Mens andre ville synes, at det er det unødvendigt. Ved at have kendskab til de andres præferencer og være opmærksom på dine egne, vil du øge, hvor godt din kommunikation modtages, og dermed være mere effektiv.
I Daniels tilfælde ville det have hjulpet ham og resten af teamet. Uden viden og selvbevidsthed kan to personer gå fra et møde og kun have kommunikeret om og forstået sit eget perspektiv – uden at have opnået noget reelt samarbejde. Og hvis Daniel tog sig tid til at reflektere over, hvorfor han ikke tager ordet i møder, kunne han ende med mere selvbevidsthed, der kunne hjælpe ham. Han kunne endda turde at bede om refleksionstid i møder eller noget andet, der kunne imødekomme hans behov. Men vi skal kende hinanden godt nok til at turde stille spørgsmål eller krav. Og derfor er viden og selvbevidsthed fundamentet for det tredje trin i den inkluderende kommunikationsmodel: nysgerrighed.
3. Nysgerrighed
Hvis du ikke kender dem du samarbejder med eller dig selv godt, vil gøre det svært at turde stille spørgsmål, især hvis det drejer sig om noget, du synes er mærkeligt, noget du decideret stiller spørgsmålstegn ved eller ikke forstår. For du vil ikke komme til at træde nogen over tæerne eller blive betragtet som den mærkelige. Derfor, uden det fundament det er at kende hinanden og dig selv godt, kan det virke overvældende og kræve mod at være nysgerrig på processer og kommunikationsnormer. Det kunne være grunden til, at ingen, især ikke lederen Marta, har gjort noget for at ændre situationen på Daniels team, selvom der er gået seks måneder.
Når du følger trinnene i den inkluderende kommunikationsmodel, vil du have større succes i dit samarbejde og et solidt fundament for at minimere misforståelser, at I arbejder modsatrettet, dobbeltarbejde og konflikter. Hvis nogen allerede begynder at føle sig som en outsider, vil det være sværere for dem at sige fra, som du kan se i Daniels eksempel. For som Marta er helt klar over, vil det at miste Daniels perspektiv mindske kvaliteten af holdets output. Hun ved bare ikke, hvordan hun skal håndter det. Inkluderende kommunikation vil øge den psykologiske sikkerhed, så dine medarbejdere føler, at de kan komme med deres input, selv når der er en konflikt. Sund friktion vil gøre teamet og deres præstation bedre. Ved at turde dykke ned i disse “konflikter” eller uløste spændinger kan du vise, at folk kan have forskellige meninger, personligheder osv. og at det er godt for holdets præstation.
Hvorfor inkluderende kommunikation som ledelsesværktøj er så effektivt
Reflektér over din egen inkluderende kommunikationsstil
Jeg vil gerne opfordre dig til, at tage et øjeblik til at reflektere over tre væsentlige spørgsmål, der kan hjælpe dig med at vurdere, om din egen kommunikationsstil er inkluderende:
- Kender du de mennesker, du kommunikerer/samarbejder med?
- Har du nogensinde overvejet den måde, du kommunikerer på?
- Har du nogensinde spurgt dem, du samarbejder med, om din kommunikationsstil bliver godt modtaget?
Hvis du svarede ‘nej’ til nogen af spørgsmålene, kan der være plads til forbedring.
Og måske du skulle overveje coaching – det kan hjælpe dig med at implementere den inkluderende kommunikationsstil. Du kan kontakte eller se nærmere på Josefine Campbell som coach eller Gitte Justesen som coach her.
Og husk, at vi hjælper mennesker i multinationale virksomheder med at håndtere udfordringer på en meningsfuld måde og løfte forretningen til næste niveau. Hvis du gerne vil holdes opdateret med nye artikler og videoer, så tilmeld dig vores mailingliste. Din mail deles ikke med nogen, og der er fordele ved at være på listen, f.eks. at få det første kapitel af Josefine Campbells bog, Power Barometer – How to Manage Personal Energy for Business Success.
Referencer
Edgar H. Schein, Humble Inquiry: The Gentle Art of Asking Instead of Telling (Oakland, CA: Berrett-Koehler, 2013).
Richard Lewis, When Cultures Collide: Leading Across Cultures, 4th ed. (Boston: Nicholas Brealey, 2018).
Daniel Coyle, The Culture Code: The Secrets of Highly Successful Groups (New York: Bantam, 2018).
Bjørn Nygaard, Kulturmødet på arbejdspladsen: Interkulturel kompetence som konkurrenceparameter. [Culture clashes in the workplace: Intercultural competence as a parameter for competition] (Copenhagen: Gyldendal Business, 2012).
Grace Lordan, Teresa Almeida, and Lindsay Kohler, 5 Practices to Make Your Hybrid Workplace Inclusive. Harvard Business Review, August 17, 2021, https://hbr.org/2021/08/5-practices-to-make-your-hybrid-workplace-inclusive.
